6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ("Politika"), Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi ("EGM" veya "Merkez") Kanun'a uyumluluğunun sağlanmasını ve EGM tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.
Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde EGM tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, EGM tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, EGM’nin işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.
EGM çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.
Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.
1.2. Yürürlük ve DeğişiklikPolitika, EGM tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
EGM, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna EGM’nin web sitesi egm.org.tr'den erişilebilir.
Politika kapsamındaki veri sahipleri, EGM tarafından kişisel verileri işlenmekte olan ve EGM çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:
VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ |
AÇIKLAMA |
|
1 |
Katılımcı |
EGM’nin sunduğu hizmetlerden yararlanan gerçek kişileri ifade etmektedir. |
2 |
Potansiyel Katılımcı |
EGM’nin sunduğu hizmetleri kullanma ilgisini gösteren, katılımcıya dönüşme potansiyeli olan gerçek kişileri ifade etmektedir. |
3 |
Ziyaretçi |
EGM, yerleşke ve internet sitesini ziyaret eden gerçek kişileri ifade etmektedir. |
4 |
Çalışan Adayı |
EGM’ye CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişileri ifade etmektedir. |
5 |
Aracı |
Bireysel emeklilik sözleşmelerine aracılık eden veya bunları emeklilik Şirketi adına yapan gerçek kişileri ifade etmektedir. |
6 |
Üçüncü Kişiler |
Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile EGM çalışanları hariç gerçek kişileri ifade etmektedir. |
Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.
2.2. Kişisel Veri İşleme AmaçlarıEGM tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:
ANA AMAÇLAR |
ALT AMAÇLAR |
Merkezimiz tarafından Kurumsal Web Sitemizde sağlanan “Bize Ulaşın” sayfası |
1. Şikayet, Bilgi Talebi, Öneri, İhbar Girişi ile geçmişe yönelik taleplerin takibi |
Merkezimiz tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması (Tüm ikincil işleme, dış kaynak hizmet alımı aktiviteleri, ürün tanıtım/bilimsel toplantı organizasyonları, IT süreçleri vb.) |
1. Dijital veya diğer mecralarda kişilerin EGM veya mevzuat hakkında bilgilendirilmesi faaliyetlerinin temini. |
Merkezimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini (İK tarafındaki tüm süreçler, çalışan masrafları vb.) |
1. Çalışanların iş ortaklarına ilişkin iletişim bilgilerine ulaşmasının sağlanması, 2. Çalışan adaylarının başvuru, seçme ve değerlendirme süreçlerinin planlanması ve icrası, 3. Çalışanlar için yan haklar veya menfaatlerin planlanması veya icrası, 4. Çalışanların işe başlama veya özlük süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi. |
Merkezimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması (İştiraklerle, Yurtdışı ortaklıklarla veri paylaşımı, finans tarafında yapılan raporlamalar vb.) |
1. Şirket operasyonlarına ilişkin idari süreçlerin icrası, 2. Şirket operasyonlarına ilişkin finans/muhasebe süreçlerinin icrası, 3. Lojistik faaliyetlerinin planlanması veya icrası, |
Merkezimizin ve Merkezimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Ziyaretçi kayıtları, denetim, kanuni takip, istihbarat ve risk analizi çalışmaları vb.) |
1. Şirket güvenliğinin sağlanması süreçlerinin temini, 2. Katılımcıların bilgilendirilmesi süreçlerinin temini, 3. Aracı/emeklilik Şirketi çalışanlarının mevzuattan kaynaklanan yetkilendirme süreçlerinin temini, 4. Mevzuattan kaynaklanan veri işleme süreçlerinin temini,5. Verilerin doğru/güncel olmasının sağlanması, 6. Aracılar siciline kayıt ve sicildeki bilgilerin güncelliği süreçlerinin temini, 7. Yetkili kişi/kurumlardan gelen resmi yazıların cevaplanması ve takibi süreçlerinin temini, 8. Aracılık sürecinin takibi, 9. Verilerin doğru/güncel olmasının sağlanması, 10. Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 11. Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması veya takibi, 12. Hukuk işlerinin takibi, 13. Şirketin denetim veya etik faaliyetlerinin planlanması veya icrası, 14. Katılımcıların bilgilendirilmesi süreçlerinin temini, |
EGM tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU |
AÇIKLAMA |
Kimlik Bilgisi |
Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler. |
İletişim Bilgisi |
Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler. |
Katılımcı Bilgisi |
Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler. |
Katılımcı İşlem Bilgisi |
Ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile katılımcıların ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler. |
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi |
Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler. |
İşlem Güvenliği Bilgisi |
Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz. |
Finansal Bilgi |
Merkezimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler. |
Çalışan Adayı Bilgisi |
Merkezimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği Merkezimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Merkezimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler. |
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi |
Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Merkezimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler. |
Denetim ve Teftiş Bilgisi |
Merkezimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler. |
Özel Nitelikli Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. |
Çağrı Yönetim Sistemi |
Merkezimize yöneltilmiş olan her türlü şikâyet, bilgi talebi, ihbar ve önerinin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
Olay Yönetimi Bilgisi |
Merkezimizin ticari hak ve menfaatleri ile katılımcıların hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler |
EGM tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:
EGM tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:
Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
EGM, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:
EGM, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurt içinde veya yurt dışına aktarabilmektedir.
Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde EGM, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:
PAYLAŞILAN TARAF |
KAPSAM |
AKTARIM AMACI |
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu |
Hukuken EGM’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları |
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı |
Kanunen Yetkili Özel Kurum |
Hukuken EGM’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri |
İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı |
Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla EGM tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Merkezimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
EGM, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte EGM, gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.
EGM tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.
Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; EGM tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.
Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine EGM, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.
Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:
Aşağıda sayılan durumlarda EGM tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır: